Polityka Prywatności Polska Agencja Energetyczna

1. Postanowienia ogólne

1.1. Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych przez Polska Agencja Energetyczna z siedzibą na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (dalej: „Spółka” lub „Administrator”).

1.2. Polityka została przygotowana zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z:

• Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO),
• ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych,
• innymi właściwymi przepisami prawa polskiego i unijnego dotyczącymi ochrony danych oraz świadczenia usług drogą elektroniczną.

1.3. Polityka dotyczy wszystkich przypadków, w których Polska Agencja Energetyczna jest administratorem danych osobowych, tj. przetwarza dane w celu i w sposób przez siebie określony, w szczególności w ramach działalności w sektorze energetycznym na terytorium Polski.

2. Administrator danych osobowych

2.1. Administratorem danych osobowych jest: Polska Agencja Energetyczna (dalej: „Administrator” lub „Polska Agencja Energetyczna”).

2.2. Z Administratorem można skontaktować się pisemnie lub elektronicznie. Aktualne dane kontaktowe Administratora są udostępnione na stronie internetowej Polska Agencja Energetyczna oraz w innych kanałach komunikacji wykorzystywanych przez Spółkę.

2.3. Administrator może wyznaczyć Inspektora Ochrony Danych. Dane kontaktowe Inspektora, jeżeli zostanie powołany, będą udostępnione w szczególności na stronie internetowej Administratora.

3. Zakres przetwarzanych danych osobowych

3.1. W zależności od relacji z osobą, której dane dotyczą, oraz celu przetwarzania, Polska Agencja Energetyczna może przetwarzać w szczególności następujące kategorie danych:

• dane identyfikacyjne: imię, nazwisko, stanowisko, nazwa reprezentowanego podmiotu,
• dane kontaktowe: adres korespondencyjny, adres e‑mail, numer telefonu,
• dane dotyczące umów i współpracy: dane niezbędne do zawarcia i realizacji umowy (np. NIP podmiotu, dane do fakturowania, dane przedstawicieli i pełnomocników),
• dane związane z obsługą zapytań i korespondencji: treść zapytań, reklamacji, zgłoszeń,
• dane dotyczące uczestnictwa w wydarzeniach: dane niezbędne do rejestracji na szkolenia, konferencje, webinaria lub inne wydarzenia organizowane przez Polską Agencję Energetyczną,
• dane dotyczące korzystania z serwisów internetowych: pliki cookies oraz inne dane eksploatacyjne i statystyczne gromadzone w związku z korzystaniem z serwisów internetowych Administratora (w zakresie wskazanym w polityce cookies),
• dane związane z procesem rekrutacji: informacje zawarte w dokumentach rekrutacyjnych (CV, list motywacyjny, formularze), przekazane dobrowolnie przez kandydata.

3.2. Podanie danych jest dobrowolne, ale w niektórych przypadkach może być niezbędne do skorzystania z określonych usług, otrzymania odpowiedzi na zapytanie, zawarcia lub realizacji umowy, uczestnictwa w wydarzeniu czy procesu rekrutacyjnego.

4. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

4.1. Dane osobowe są przetwarzane przez Polską Agencję Energetyczną w następujących celach i na następujących podstawach prawnych:

(a) Zawarcie i realizacja umowy

• cel: zawarcie, wykonywanie i rozliczenie umów, w tym umów z klientami, kontrahentami, partnerami oraz podwykonawcami w sektorze energetycznym,
• podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (niezbędność do wykonania umowy lub do podjęcia działań na żądanie przed jej zawarciem).

(b) Wypełnienie obowiązków prawnych

• cel: wypełnianie obowiązków prawnych ciążących na Administratorze, wynikających m.in. z przepisów podatkowych, rachunkowych, energetycznych oraz przepisów o archiwizacji,
• podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny ciążący na Administratorze).

(c) Prowadzenie bieżącej komunikacji i obsługa zapytań

• cel: udzielanie odpowiedzi na pytania i wnioski, prowadzenie korespondencji, obsługa reklamacji, zgłoszeń i zapytań dotyczących działalności Polska Agencja Energetyczna,
• podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora – zapewnienie komunikacji oraz budowanie i utrzymanie relacji z osobami zainteresowanymi działalnością Administratora).

(d) Marketing własny i działania informacyjne

• cel: prowadzenie marketingu bezpośredniego dotyczącego produktów, usług, projektów i inicjatyw Polska Agencja Energetyczna, w tym przesyłanie informacji branżowych z obszaru energetyki, newsletterów oraz zaproszeń na wydarzenia,
• podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora – marketing własnych usług) lub art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda – w przypadkach wymaganych przepisami, np. przy komunikacji e‑mail/SMS).

(e) Organizacja szkoleń, konferencji i innych wydarzeń

• cel: rejestracja, organizacja, obsługa oraz rozliczanie udziału w wydarzeniach, w tym wydarzeniach branżowych w sektorze energetycznym,
• podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy o udział w wydarzeniu) oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora – dokumentowanie przebiegu wydarzeń, prowadzenie statystyk, promocja działań Administratora).

(f) Rekrutacja pracowników i współpracowników

• cel: prowadzenie procesów rekrutacyjnych na stanowiska pracy, staże, praktyki i formy współpracy z Polską Agencją Energetyczną,
• podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO (przepisy prawa pracy i niezbędność do podjęcia działań przed zawarciem umowy) oraz art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda – w zakresie danych wykraczających poza wymagane przepisami prawa oraz dla celów przyszłych rekrutacji).

(g) Ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń

• cel: dochodzenie roszczeń, prowadzenie postępowań sądowych, administracyjnych lub mediacyjnych, obrona przed roszczeniami kierowanymi wobec Administratora,
• podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora – ochrona praw i interesów prawnych).

(h) Analizy, statystyka i rozwój usług

• cel: prowadzenie analiz biznesowych, statystyk, raportowania oraz doskonalenia usług i procesów w sektorze energetyki,
• podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora – rozwój działalności i usług).

5. Odbiorcy danych osobowych

5.1. Dane osobowe mogą być ujawniane następującym kategoriom odbiorców:

• podmioty współpracujące z Polską Agencją Energetyczną przy realizacji usług w sektorze energetycznym (np. dostawcy, partnerzy, podwykonawcy),
• dostawcy usług technicznych, informatycznych i organizacyjnych (np. dostawcy systemów IT, hostingu, narzędzi komunikacji elektronicznej, firm kurierskich),
• podmioty świadczące na rzecz Administratora usługi księgowe, doradcze, audytorskie, prawne,
• instytucje i organy publiczne, jeżeli taki obowiązek wynika z przepisów prawa,
• inne podmioty upoważnione na podstawie stosownych umów powierzenia przetwarzania danych osobowych.

5.2. Odbiorcy danych osobowych przetwarzają dane na podstawie stosownych umów z Administratorem lub przepisów prawa i wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji powierzonych im zadań.

6. Przekazywanie danych do państw trzecich

6.1. Co do zasady dane osobowe przetwarzane przez Polską Agencję Energetyczną nie są przekazywane do państw trzecich (poza Europejski Obszar Gospodarczy) ani do organizacji międzynarodowych, chyba że jest to niezbędne ze względu na charakter usługi lub narzędzia wykorzystywanego przez Administratora.

6.2. W przypadku, gdyby doszło do przekazania danych do państwa trzeciego, Administrator zapewni zastosowanie odpowiednich zabezpieczeń wymaganych przez RODO, w szczególności poprzez zastosowanie standardowych klauzul umownych lub innych mechanizmów przewidzianych przepisami prawa. Informacja o takim przekazaniu zostanie udostępniona osobom, których dane dotyczą, w sposób zgodny z prawem.

7. Okres przechowywania danych

7.1. Dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, a następnie przez czas wymagany lub dozwolony przez obowiązujące przepisy prawa, w szczególności:

• dane związane z zawarciem i realizacją umów – przez okres obowiązywania umowy oraz okres przedawnienia roszczeń z niej wynikających,
• dane przetwarzane w związku z realizacją obowiązków prawnych – przez okres wymagany odpowiednimi przepisami (np. dokumentacja księgowa),
• dane wykorzystywane do celów marketingowych – do czasu wycofania zgody lub wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania w celach marketingowych,
• dane rekrutacyjne – przez czas trwania procesu rekrutacyjnego, a w przypadku wyrażenia zgody na udział w przyszłych rekrutacjach – przez okres wskazany w treści zgody lub do czasu jej wycofania,
• dane przetwarzane dla celów ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń – do czasu upływu okresów przedawnienia roszczeń wynikających z przepisów prawa.

7.2. Po upływie odpowiednich okresów dane osobowe zostaną usunięte lub poddane anonimizacji w sposób uniemożliwiający identyfikację osoby, której dane dotyczą.

8. Prawa osób, których dane dotyczą

8.1. Osobom, których dane są przetwarzane przez Polską Agencję Energetyczną, przysługują następujące prawa:

• prawo dostępu do danych – uzyskania informacji, czy dane są przetwarzane, oraz otrzymania ich kopii,
• prawo sprostowania danych – żądania poprawienia lub uzupełnienia danych nieprawidłowych lub niekompletnych,
• prawo usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) – żądania usunięcia danych w sytuacjach przewidzianych przez RODO,
• prawo ograniczenia przetwarzania – żądania ograniczenia przetwarzania danych w przypadkach określonych przepisami,
• prawo przenoszenia danych – otrzymania danych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie oraz ich przekazania innemu administratorowi, o ile przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy i w sposób zautomatyzowany,
• prawo sprzeciwu – wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora, w tym wobec przetwarzania danych do celów marketingu bezpośredniego,
• prawo do wycofania zgody – w przypadku, gdy przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, osoba, której dane dotyczą, może w dowolnym momencie ją wycofać, co nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed wycofaniem zgody.

8.2. W celu skorzystania z powyższych praw należy skontaktować się z Administratorem lub – jeżeli został powołany – z Inspektorem Ochrony Danych, wykorzystując dane kontaktowe udostępnione przez Polską Agencję Energetyczną.

8.3. Osobie, której dane dotyczą, przysługuje również prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO) w Polsce, jeżeli uzna, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy prawa.

9. Bezpieczeństwo danych osobowych

9.1. Polska Agencja Energetyczna stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne mające na celu zapewnienie bezpieczeństwa przetwarzanych danych osobowych, adekwatne do ryzyka naruszenia praw lub wolności osób fizycznych.

9.2. Administrator w szczególności:

• ogranicza dostęp do danych osobom upoważnionym i przeszkolonym w zakresie ochrony danych,
• stosuje procedury bezpieczeństwa i środki ochrony systemów IT,
• regularnie weryfikuje zastosowane środki bezpieczeństwa i wprowadza niezbędne aktualizacje.

10. Pliki cookies i podobne technologie

10.1. Serwisy internetowe prowadzone przez Polską Agencję Energetyczną mogą wykorzystywać pliki cookies oraz podobne technologie w celu:

• zapewnienia prawidłowego działania serwisów,
• dostosowania treści do preferencji użytkownika,
• prowadzenia anonimowych statystyk i analiz dotyczących sposobu korzystania z serwisów,
• doskonalenia usług świadczonych drogą elektroniczną.

10.2. Użytkownik może zarządzać ustawieniami plików cookies w swojej przeglądarce internetowej, w tym je blokować lub usuwać. Ograniczenie stosowania plików cookies może jednak wpłynąć na prawidłowe funkcjonowanie niektórych elementów serwisów internetowych Administratora.

10.3. Szczegółowe zasady dotyczące używania plików cookies mogą zostać określone w odrębnej polityce cookies udostępnionej przez Polską Agencję Energetyczną.

11. Zmiany Polityki Prywatności

11.1. Polska Agencja Energetyczna zastrzega sobie prawo do dokonywania zmian niniejszej Polityki Prywatności, w szczególności w przypadku zmiany przepisów prawa, rozwoju usług, wdrażania nowych technologii lub zmiany sposobu przetwarzania danych osobowych.

11.2. Zmieniona Polityka będzie publikowana w aktualnej wersji w serwisach internetowych Polska Agencja Energetyczna oraz będzie miała zastosowanie od dnia jej opublikowania, chyba że z treści zmiany będzie wynikało inaczej.

11.3. Zaleca się okresowe zapoznawanie się z treścią Polityki Prywatności w celu uzyskania aktualnych informacji o zasadach przetwarzania danych osobowych przez Polską Agencję Energetyczną.

12. Kontakt

12.1. Wszelkie pytania, wnioski lub żądania dotyczące przetwarzania danych osobowych oraz realizacji praw osób, których dane dotyczą, można kierować do Polska Agencja Energetyczna za pośrednictwem danych kontaktowych wskazanych przez Administratora.

12.2. Administrator dokłada starań, aby wszelkie zgłoszenia dotyczące ochrony danych osobowych były rozpatrywane bez zbędnej zwłoki i w sposób zgodny z obowiązującymi przepisami prawa.